Mesa Queen — Política de tratamiento de datos personales

Versión 2026-09-v7 · Vigente desde el 18 de octubre de 2026

1. Responsable del tratamiento

En adelante, "Queen Coffee" o "el Responsable".

2. Marco legal

Esta política se expide en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que los modifiquen, adicionen o complementen.

3. Definiciones

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como datos de salud, origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o vida sexual.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, incluida su recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, actualización o supresión.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y las finalidades y medios esenciales del tratamiento; en este caso, Queen Coffee.
• Encargado: quien realiza tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable y siguiendo sus instrucciones.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular, cuando sea exigible.
• Mesa Queen: la aplicación móvil y los paneles web mediante los cuales Queen Coffee presta los servicios descritos en esta política.
• Seudonimización: tratamiento que reduce la asociación directa de los datos con una persona, sin garantizar que la reidentificación sea imposible cuando existen datos adicionales.

4. Principios

Queen Coffee aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos por la legislación colombiana de protección de datos. Solo recolecta datos necesarios para finalidades informadas y no solicita datos sensibles para usar Mesa Queen.

5. Datos que se recolectan

Mesa Queen no solicita datos de salud, origen étnico, convicciones religiosas, orientación política o sexual, biometría, número de documento, dirección del domicilio ni fecha de nacimiento. La app tampoco solicita actualmente el número de teléfono del titular. Los pagos, cuando se habiliten, deberán describirse según el flujo y proveedor real antes de iniciar ese tratamiento.

6. Finalidades

Finalidades necesarias para prestar el servicio:

1. Crear y administrar la cuenta y permitir el acceso mediante códigos enviados al correo.
2. Identificar al titular en las tiendas mediante su código de miembro y registrar sus visitas.
3. Otorgar, administrar, validar y auditar los beneficios y promociones que estén habilitados en la app.
4. Atender consultas, reclamos, solicitudes de actualización, revocación y supresión.
5. Proteger la plataforma, controlar accesos y prevenir fraude o uso indebido de beneficios.
6. Elaborar estadísticas agregadas sobre uso de la app, campañas y tiendas, que no identifiquen personas.
7. Cumplir obligaciones legales, contractuales legítimas y requerimientos de autoridades competentes.

Finalidades opcionales, sujetas a autorización separada:

1. Personalización por intereses: usar los temas elegidos y la actividad del titular para seleccionar el contenido y las recomendaciones que se le muestran. Seleccionar con herramientas automatizadas, incluida inteligencia artificial, contenido según los temas que el titular autorizó. Estas herramientas no reciben datos que permitan identificar al titular.
2. Comunicaciones comerciales: enviar notificaciones o correos sobre promociones, novedades y eventos de Queen Coffee.

7. Autorizaciones

La autorización para las finalidades necesarias se solicita durante el registro. Las autorizaciones opcionales son independientes: el titular puede otorgarlas, negarlas o revocarlas sin perder el acceso a las funciones básicas de Mesa Queen. Cada autorización y revocación queda registrada con fecha, hora y versión de la política.

Queen Coffee no vende ni cede datos personales a terceros para que los utilicen con fines comerciales propios. Vitae Plena S.A.S. presta servicios de desarrollo, operación y soporte tecnológico de Mesa Queen y, cuando trata datos por cuenta de Queen Coffee, lo hace como Encargada y bajo las instrucciones del Responsable. Esta función técnica no autoriza a Vitae Plena S.A.S. a utilizar los datos para finalidades propias.

8. Derechos del titular

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo las excepciones legales.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite correspondiente ante Queen Coffee cuando la ley así lo exija.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión cuando proceda y no exista deber legal o contractual que exija conservar determinada información.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales en los términos legales.
• Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles; Mesa Queen no los solicita para su funcionamiento actual.

9. Cómo ejercer los derechos

El titular, sus causahabientes o representantes pueden presentar solicitudes por los siguientes canales:

• Dentro de la app: sección Mi perfil, para actualizar datos disponibles, gestionar autorizaciones y eliminar la cuenta.
• Correo: datos@queencoffee.com.co.
• Teléfono: 300 885 6240.

La solicitud debe identificar al titular, indicar el correo de la cuenta, describir la petición y acompañar los documentos que sean pertinentes.

Consultas. Se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible responder en ese término, se informará el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos. Si están incompletos, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para completar la información. Si transcurren dos (2) meses sin subsanar, se entenderá desistido. El término máximo de respuesta es de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a la recepción completa, prorrogable hasta por ocho (8) días hábiles adicionales, informando el motivo de la demora.

Cuando aplique, el registro correspondiente se marcará con la leyenda "reclamo en trámite" mientras se resuelve.

10. Encargados, proveedores tecnológicos y transmisión de datos

Queen Coffee utiliza directamente o por medio de su encargado tecnológico proveedores necesarios para operar Mesa Queen. Cuando un proveedor trata datos personales por cuenta de Queen Coffee, la relación debe estar sometida a instrucciones, obligaciones de seguridad, confidencialidad y uso limitado a las finalidades autorizadas.

Algunos de estos servicios operan infraestructura fuera de Colombia. Cuando la comunicación de datos tenga por objeto que un Encargado los trate por cuenta de Queen Coffee, se considera transmisión de datos. Queen Coffee debe mantener contratos o cláusulas vinculantes que definan el alcance del tratamiento, las actividades del encargado, las obligaciones frente al titular y al Responsable, la seguridad, la confidencialidad y las instrucciones aplicables. La política no convierte a estos proveedores en responsables autónomos de las finalidades de Queen Coffee.

Los proveedores pueden conservar determinados registros técnicos conforme a sus propios ciclos de retención y obligaciones legales. Queen Coffee procurará que el alcance y la retención aplicables estén documentados contractualmente y atenderá solicitudes de los titulares dentro del ámbito de control que corresponda.

11. Seguridad

Queen Coffee adopta medidas técnicas y administrativas razonables y proporcionales al riesgo para proteger los datos personales. Entre ellas se encuentran el acceso mediante códigos de un solo uso, cifrado en tránsito, controles de acceso por rol y tienda, visibilidad mínima para el personal de tienda, restricción del panel administrativo, registro de auditoría de operaciones relevantes y mecanismos para prevenir abuso de beneficios y formularios públicos.

12. Conservación

Queen Coffee aplica plazos de conservación según la finalidad y la obligación que justifique cada categoría. No se aplica un único plazo a todos los datos de Mesa Queen.

Cumplido cada plazo, los registros se borran. Una tarea automática lo revisa cada mes y deja constancia solo de cuántos registros borró.

13. Eliminación de la cuenta

El titular puede eliminar su cuenta cuando quiera. La cuenta deja de existir y no se puede recuperar. Esta sección enumera, dato por dato, lo que se borra y lo que se conserva.

Se borran de forma permanente:

• su nombre y su apellido;
• su correo electrónico y su teléfono, si lo hubiera registrado;
• su código de miembro;
• la tienda habitual que eligió;
• la fecha en que completó el registro;
• los intereses que haya elegido;
• el historial de sus visitas a las tiendas;
• los eventos individuales de su recorrido de beneficios;
• los beneficios que no alcanzó a usar;
• los códigos QR temporales de sus beneficios;
• los códigos de verificación que haya pedido para eliminar la cuenta;
• los datos técnicos del dispositivo guardados con sus autorizaciones;
• las consultas de su código de miembro hechas por el personal de las tiendas.

Se conservan con acceso restringido, asociados solo a un identificador interno que por sí mismo no dice quién es la persona, cada uno por la razón y el plazo de la sección 12:

• Los canjes de beneficios, entregados o revertidos, con su reversión: son soporte contable. Diez (10) años desde la fecha del último asiento.
• El beneficio al que corresponde cada canje conservado, por el mismo plazo.
• La evidencia mínima de sus autorizaciones (versión aceptada, fecha y hora, qué autorizó y qué revocó): tres (3) años después de la eliminación.
• La confirmación de que es mayor de edad, por el mismo plazo que las autorizaciones: se da en la misma pantalla y sin ella la autorización no vale.
• La fecha en que se creó su registro, por el mismo plazo que las autorizaciones.
• La fecha en que eliminó la cuenta y la de la última modificación de su registro: son la constancia de cuándo ejerció su derecho de supresión, mientras se conserve alguno de los registros anteriores.
• El registro de seguridad y auditoría (quién emitió, bloqueó, canceló o revirtió un beneficio, y la constancia de la eliminación misma): un (1) año desde cada registro.

Las estadísticas agregadas de la sección 12 no se modifican al eliminar una cuenta: no contienen datos de ninguna persona.

Seudonimización, no anonimización. Cada canje conserva su fecha, su hora y la tienda, y podría cruzarse con los registros del sistema de facturación del establecimiento para volver a identificar a una persona. Queen Coffee no hace ese cruce, y ninguna finalidad de la sección 6 lo contempla, pero no puede afirmar que sea imposible. Por eso esos registros se siguen tratando como datos personales, con la protección y los derechos descritos en esta política, y no se presentan como anónimos.

Por qué se conservan si siguen siendo datos personales. El derecho a pedir la supresión no procede cuando existe un deber legal o contractual de conservar la información. El comerciante está obligado a conservar los soportes de sus operaciones, y el titular de una autorización debe poder demostrar que la obtuvo. Por eso, al eliminar la cuenta se suprime todo lo que identifica al titular y todo lo que no tiene una obligación de conservación, y lo demás permanece solo el tiempo indicado.

El código vence a los diez minutos, sirve una sola vez y deja de servir tras varios intentos equivocados. Los formularios públicos responden de forma neutra, sin revelar si una dirección de correo está registrada. Queen Coffee nunca pedirá confirmar una eliminación haciendo clic en un enlace.

Completada la eliminación, Queen Coffee puede enviar un aviso al correo que tenía la cuenta. Ese aviso es informativo y no condiciona la validez de la eliminación.

14. Menores de edad

Mesa Queen está dirigida exclusivamente a personas mayores de 18 años. Durante el registro el titular debe confirmar que es mayor de edad; sin esa confirmación no puede completar el registro. Si Queen Coffee detecta que una cuenta corresponde a un menor, aplicará el procedimiento interno definido para suspender el tratamiento y eliminar la cuenta conforme a la ley.

15. Vigencia y cambios

Esta versión, 2026-09-v7, rige desde el 18 de octubre de 2026, la misma fecha en la app y en el sitio legal. Queen Coffee conserva internamente las versiones anteriores y la evidencia de las autorizaciones asociadas a cada una. Las reglas de conservación de esta versión se aplican hacia adelante.

Cuando una modificación introduzca nuevas finalidades, nuevas categorías relevantes de datos o cualquier cambio para el que la ley exija una nueva autorización, Queen Coffee informará al titular antes de aplicar el nuevo tratamiento y solicitará la autorización correspondiente cuando sea necesaria.